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Office Coordinator & Executive Assistant (m/f/d)

Veröffentlicht

07-Apr-2021


Sie möchten Teil eines internationalen Teams sein, das weltweit Unternehmen in die digitale Zukunft führt und sich mit den Technologien von morgen beschäftigt? Als integraler Bestandteil des Business-Service-Teams von BCG Platinion, Teil der Boston Consulting Group, tragen Sie maßgeblich zum Erfolg bei. Hierfür suchen wir suchen wir am Standort Köln (in Vollzeit) baldmöglichst einen Office Coordinator & Executive Assistant (m/w/d).                                   


Prägen Sie die Welt von morgen

Als durchsetzungsstarker und dynamischer Office Coordinator & Executive Assistant (m/w/d) vereinen Sie das Beste aus zwei Rollen. Sie sind Kopf und Seele unseres Kölner Büros und verantworten dabei den gesamten Kölner Assistenzbereich. Durch Ihre zentrale Position im Kölner Büro prägen Sie nachhaltig unsere Office-Kultur. 
  • Neben der Personalverantwortung für die Sekretariate und die Rezeption zählt auch die Rekrutierung sowie die Entwicklung der Mitarbeiter zu Ihren Aufgaben 
  • Sie sind für die Einhaltung von Qualitätsstandards im Assistenzbereich verantwortlich – dazu entwickeln und implementieren Sie Konzepte zur Optimierung interner Dienstleistungen und verbessern interne Prozesse zwischen Schnittstellen
  • Das Monitoring der Standortentwicklung sowie die Ableitung und Umsetzung der daraus resultierenden Raumnutzungskonzepte gehören ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Mitwirkung bei Umzugs- bzw. Bauprojekten und die Verwaltung von (Miet-)Verträgen 
  • Bei der Mitarbeit an der und Verantwortung für die Planung/Organisation interner Veranstaltungen und standortübergreifender Projekte innerhalb Deutschlands haben Sie immer unsere Office-Kultur im Blick - durch aktive Gestaltung stellen Sie sicher, dass diese offen, wertschätzend und von Teamzusammenhalt geprägt ist
  • Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner fungieren Sie für alle Mitarbeiter in Köln als erste Anlaufstelle bei allen Fragen rund um unser Office 
  • Sie arbeiten kompetent und serviceorientiert mit Lieferanten und Dienstleistern zusammen - neben dem Bestellwesen und der Rechnungsprüfung unterstützen Sie ebenso bei Vertragsverhandlungen und -abschlüssen - das Kölner Office-Budget haben Sie in Bezug auf Kostenkontrolle und Einhaltung unserer Qualitätsstandards stets im Auge

Des Weiteren unterstützen Sie in Ihrer Rolle als Office Coordinator & Executive Assistant (m/w/d) ein Mitglied unseres Leadership Teams – dazu gehören unter anderem klassische Assistenzaufgaben wie z. B. 
  • Sie verantworten das Kalender- und Inboxmanagement inkl. Terminvereinbarungen, Logistikplanungen/-buchungen sowie die daraus resultierenden Reisekostenabrechnungen proaktiv
  • Sie unterstützen die Projekte des Leadership Mitglieds sowie dessen Teams bei Projekt-recherchen sowie der Aufbereitung von internen und externen Dokumenten (Korrektur, Unterlagenerstellung, Übersetzung Deutsch <-> Englisch) 
Machen Sie den Unterschied
  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung mit überdurchschnittlichem Erfolg abgeschlossen oder verfügen über ein (Fach-)Hochschulabschluss und mehrjähriger Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Sie überzeugen uns mit Ihrer Begeisterung für ganzheitliche Personalarbeit und bringen idealerweise erste Führungserfahrung mit
  • Eine hohe Affinität zur Prozessoptimierung und ein gutes Zahlenverständnis zeichnen Sie aus
  • Sie sind professionell im Einsatz von MS Word, PowerPoint und Excel sowie sicher im Umgang mit digitalen Hilfsmitteln und modernen Technologien
  • Ihre Deutsch- und Englischkenntnisse sind exzellent in Wort und Schrift
  • Sie sind unserem schnelllebigen Business gewachsen, arbeiten sehr strukturiert und besitzen die notwendige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten 
  • Eigeninitiative und Teamgeist sowie Loyalität und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich
  • Ihr proaktiver, lösungsorientierter Arbeitsstil wird ergänzt durch Kreativität sowie Organisations- und Improvisationstalent 
  • Ausgeprägte Empathie, kommunikative Fähigkeiten sowie Drive runden Ihr Profil ab 
  • Es geht manchmal hoch her – das stört Sie nicht - im Gegenteil: Sie lieben „Action“ und verstehen es, die richtigen Prioritäten zu setzen

Ihre Kolleginnen und Kollegen 

Sie führen ein wachsendes Team mit aktuell 8 Mitarbeitern am Standort Köln und berichten an den G&A COO sowie den Head of Office Services. Sie selbst sind eingebettet in das Team unserer lokalen Office Coordinatoren & Executive Assistants, dessen Zusammenarbeit von gegenseitiger Unterstützung, Professionalität, aber auch einer großen Prise Humor geprägt ist.

Wie Sie bei uns wachsen können

Unsere Unternehmenskultur lässt starre Hierarchen schon lange hinter sich – wir setzen auf Diversität und eine offene Feedbackkultur über alle Level hinweg. Unser Arbeitsumfeld bietet dafür beste Bedingungen. Dazu gehören ein Team, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird, sowie Arbeitsinhalte, an denen Sie täglich wachsen können. Neben einem attraktiven Vergütungssystem mit vielen Sozialleistungen profitieren Sie von vielen weiteren Benefits wie Social Events oder Massage-Angeboten. Und mit unseren regelmäßigen Office Fridays unterstützen wir das starke und freundschaftliche Netzwerk unseres Teams, von dem Sie auch über die eigentliche Arbeit hinaus profitieren werden. Außerdem stehen tolle Verpflegungsangebote in den modernen und zentral gelegenen Offices bereit.

Welcome to the team!
Bewerben Sie sich jetzt mit Ihrem CV, allen relevanten Zeugnissen, Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin über unser Onlineportal oder wenden Sie sich bei Fragen gerne an Mike Stertz (+49 221 5895 8324).

Weitere Infos auf karriere.bcgplatinion.de